Praxis

ZUGFeRD ohne Buchhaltungssoftware: Kostenlose Wege

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Wichtig vorab: ZUGFeRD ist technisch eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Das lässt sich nicht "von Hand" im Texteditor erstellen — du brauchst immer irgendetwas. Aber dieses "irgendetwas" muss keine teure Monatslizenz kosten.

Weg 1: Kostenloser Online-Generator

Der einfachste Weg für gelegentliche Rechnungen: Ein Online-Tool, bei dem du deine Rechnungsdaten eingibst und eine fertige ZUGFeRD-PDF herunterlädst.

Tool	Erzeugt	Ohne Account?
pdf24.org	ZUGFeRD, XRechnung	✅ Ja
xrechnung-erstellen.com	XRechnung (kein ZUGFeRD)	✅ Ja
erechnungs-validator.de	ZUGFeRD, XRechnung	✅ Ja

Datenschutz-Hinweis: Bei Online-Tools gibst du Rechnungsdaten (Kundenname, Betrag, IBAN) an einen Drittanbieter weiter. Prüfe die Datenschutzerklärung, bevor du das für echte Rechnungen nutzt.

Weg 2: Open-Source Desktop-Tool

Für regelmäßigere Nutzung ohne Datenweitergabe: Der ZUGFeRD-Manager von OpenIndex ist eine Java-Desktop-Anwendung (kostenlos, Apache-2.0-Lizenz), mit der du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und validieren kannst — lokal, ohne Cloud-Verbindung.

Download: github.com/OpenIndex/ZUGFeRD-Manager
Erfordert Java (JRE) auf deinem System
Kein Buchhaltungsworkflow — nur Rechnungserstellung und Validierung

Weg 3: Selbst erzeugen mit Open-Source-Bibliotheken

Für Entwickler oder technisch versierte Nutzer: ZUGFeRD-Dateien lassen sich mit Open-Source-Bibliotheken programmatisch erzeugen.

Python: python-drafthorse + factur-x — mehr dazu: ZUGFeRD mit Python
Java: Mustangproject — mehr dazu: ZUGFeRD mit Java
PHP: horstoeko/zugferd (Composer)

Dieser Weg eignet sich wenn du regelmäßig viele Rechnungen aus einem System heraus erzeugst (z. B. eigenes CMS, eigene Shopsoftware).

Weg 4: LibreOffice mit Erweiterung

Es gibt Community-Erweiterungen für LibreOffice Calc/Writer, die ZUGFeRD-Export ermöglichen. Der Reifegrad dieser Erweiterungen variiert — manche unterstützen nur ZUGFeRD 1.x oder ältere 2.x-Versionen. Auf der LibreOffice Extensions-Seite nach "ZUGFeRD" suchen.

Vorteil: Du nutzt LibreOffice ohnehin, kein neues Tool nötig.
Nachteil: Qualität und Aktualität der Erweiterungen ist nicht garantiert — immer mit dem Validator prüfen.

Was du immer brauchst — egal welchen Weg

Steuernummer oder USt-IdNr.: Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Ohne das ist die Rechnung nicht gültig — egal ob ZUGFeRD oder PDF.
Eindeutige Rechnungsnummer: Dein eigenes Nummernkreissystem, das lückenlos ist.
Archivierungslösung: Auch selbst erstellte Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine einfache Ordnerstruktur auf einem verlässlichen Speicher reicht.
Validierung: Prüfe neue Rechnungen einmal mit einem Validator — besonders wenn du ein neues Tool oder eine neue Konfiguration nutzt.

Wann lohnt sich eine "richtige" Buchhaltungssoftware?

Kostenlose Tools haben Grenzen: Sie erinnern nicht an offene Forderungen, erstellen keine Mahnungen, exportieren keine Auswertungen für die Steuererklärung und führen keine doppelte Buchführung. Wer mehr als gelegentlich Rechnungen stellt, kommt um eine strukturierte Lösung irgendwann nicht herum.

Kostenlose Einstiegsoptionen gibt es aber durchaus — manche Anbieter haben dauerhafte Gratis-Tiere für sehr kleine Volumina. Diese werden hier nicht aufgeführt, weil sich die Bedingungen häufig ändern. Vergleichsseiten sind dafür besser geeignet.

Häufige Fragen

Kann ich eine normale PDF einfach umbenennen und als ZUGFeRD ausgeben?
Nein. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine normale PDF/A-3-Datei mit einem technisch eingebetteten XML-Dokument. Das lässt sich nicht durch Umbenennen erzeugen. Ein Empfänger-System würde beim Versuch, das XML auszulesen, einen Fehler melden.

Reicht eine XRechnung statt ZUGFeRD für alle B2B-Rechnungen?
Ja — XRechnung ist ebenfalls eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Für Rechnungen an private Unternehmen (nicht Behörden) ist ZUGFeRD aber praktischer, weil der Empfänger die PDF wie gewohnt lesen kann.

Weiterführend: X-Ray-Viewer — ZUGFeRD-Datei prüfen · Kostenlose E-Rechnung Software im Überblick