Grundlagen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Hinter dem sperrigen Namen steckt eine clevere Idee: eine Rechnung, die gleichzeitig von Menschen lesbar und von Software automatisch verarbeitbar ist.

Das Hybrid-Prinzip

Eine ZUGFeRD-Datei ist eine ganz normale PDF-Datei — du öffnest sie, siehst die Rechnung, druckst sie aus. Was von außen nicht sichtbar ist: In der PDF steckt eine unsichtbare XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form.

Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers kann diese XML-Datei automatisch auslesen und die Rechnungsdaten direkt einbuchen — ohne dass jemand etwas abtippen muss.

Kurz gesagt: Eine ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber unsichtbar alle Daten noch einmal als XML — damit Software sie automatisch verarbeiten kann.

Was steckt im XML?

Die eingebettete XML-Datei enthält unter anderem:

Name und Adresse von Aussteller und Empfänger
Rechnungsnummer und -datum
Fälligkeitsdatum
Einzelpositionen mit Bezeichnung, Menge und Preis
Mehrwertsteuersatz und -betrag
Bankverbindung (IBAN)
Gesamtbetrag

Die ZUGFeRD-Profile

Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung enthält dieselbe Datenmenge. Es gibt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Umfang:

Profil	Enthält	Geeignet für
MINIMUM	Nur Pflichtfelder (Rechnungsnummer, Datum, Betrag)	Interne Belege, nicht für den Versand
BASIC-WL	Kopfdaten ohne Positionen	Ebenfalls nicht für den Versand
BASIC	Vollständige Rechnung mit Positionen	Einfache Rechnungen
EN16931 / COMFORT	Vollständig, entspricht EU-Norm EN 16931	Empfohlen für B2B-Rechnungen
EXTENDED	Alle Felder plus Erweiterungen	Komplexe Handelsvorgänge

Wichtig: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der deutschen Gesetzgebung. Für die B2B-E-Rechnungspflicht brauchst du mindestens Profil BASIC (oder EN16931/COMFORT).

ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

ZUGFeRD ab Version 2.0 ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X — sie teilen dasselbe XML-Format. Das macht den Austausch mit französischen Geschäftspartnern reibungslos.

XRechnung ist ein anderes Format: reines XML, kein eingebettetes PDF. Es wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) verwendet. Für private B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die verbreitetere Wahl.

Mehr dazu im Formatvergleich.

Wer hat ZUGFeRD entwickelt?

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einem Zusammenschluss aus Unternehmen, Verbänden und Bundesministerien. Die aktuelle Version ist 2.3 (auch als Factur-X 1.07.2 bekannt).