E-Rechnungspflicht in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Das Ausstellen folgt schrittweise — je nach Unternehmensgröße.
Der Zeitplan im Überblick
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen können (Pflicht) | Alle Unternehmen im B2B-Bereich |
| 1.1.2027 | E-Rechnungen ausstellen (Pflicht) | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| 1.1.2028 | E-Rechnungen ausstellen (Pflicht) | Alle übrigen Unternehmen (inkl. Kleinunternehmen) |
Was bedeutet das für Freelancer und Selbstständige?
Wenn du als Freelancer oder Selbstständiger Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellst, gilt für dich Folgendes:
- Empfangen: Du musst seit Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, wenn Lieferanten oder Dienstleister dir eine schicken. Eine E-Mail-Adresse, die ZUGFeRD-PDFs empfangen kann, reicht technisch aus.
- Ausstellen: Bis Ende 2027 (Umsatz unter 800.000 €) darfst du weiterhin normale PDF-Rechnungen schicken. Danach musst du ZUGFeRD oder XRechnung verwenden.
Was zählt als E-Rechnung?
Nicht jede per E-Mail verschickte PDF ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das automatisch verarbeitet werden kann. Anerkannte Formate:
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil BASIC oder höher)
- XRechnung
- Weitere EN-16931-konforme Formate
Eine einfache PDF-Datei ohne eingebettetes XML gilt nicht als E-Rechnung.
Was gilt nicht im B2C-Bereich?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen — hier bleibt die normale PDF weiterhin zulässig.
Was musst du jetzt tun?
Das hängt von deiner Situation ab:
| Situation | Handlungsbedarf |
|---|---|
| Du empfängst Rechnungen von Lieferanten | Stelle sicher, dass du ZUGFeRD-PDFs empfangen und speichern kannst (E-Mail reicht) |
| Du stellst Rechnungen an Unternehmen, Umsatz < 800K | Kein Handlungsbedarf bis Ende 2027 — aber jetzt einrichten schadet nicht |
| Du stellst Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | XRechnung ist oft schon jetzt Pflicht — beim Auftraggeber nachfragen |
| Du willst heute schon ZUGFeRD ausstellen | Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD bereits |