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XRechnung: Aufbau, Struktur und wann du sie brauchst

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Kurzfassung: XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF. Es ist verpflichtend für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden und viele Landes- und Kommunalbehörden. Für normale B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er wird vom IT-Planungsrat (dem Koordinierungsgremium für E-Government in Deutschland) gepflegt und basiert auf der EU-Norm EN 16931.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist eine XRechnung eine reine XML-Datei — es gibt kein menschenlesbares PDF dabei. Das macht sie für die maschinelle Verarbeitung ideal, aber ohne Viewer für Menschen schwer lesbar.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Der entscheidende Unterschied

Merkmal XRechnung ZUGFeRD
Dateiformat Reine XML-Datei (.xml) PDF mit eingebettetem XML (.pdf)
Für Menschen lesbar? ❌ Nein, ohne Viewer ✅ Ja, wie normale PDF
Pflicht für Bundesbehörden ✅ Ja (seit 2020) ❌ Nicht direkt (außer XRECHNUNG-Profil)
Für B2B zwischen Unternehmen Möglich, aber unüblich ✅ Standard
Technische Basis EN 16931, UBL oder CII-Syntax EN 16931, CII-Syntax
Leitwegsnummer erforderlich ✅ Pflicht für Behörden ❌ Nicht nötig

Aufbau einer XRechnung

Eine XRechnung ist ein XML-Dokument, das alle Rechnungsinformationen als strukturierte Elemente enthält. Die zwei zulässigen XML-Syntaxen sind:

Inhaltlich sind beide Syntaxen gleichwertig — es ist eine technische Wahl, die meist deine Software trifft.

Die Leitwegsnummer: Das Routing-Element für Behörden

Ein zentrales Element der XRechnung für Behörden ist die Leitwegsnummer (auch: Routing-ID). Sie stellt sicher, dass die Rechnung intern beim richtigen Empfänger ankommt — eine Bundesbehörde hat zum Beispiel viele Abteilungen.

Die Leitwegsnummer bekommst du vom Auftraggeber (der Behörde) mitgeteilt. Ohne sie wird die Rechnung oft automatisch abgewiesen. Format: in der Regel eine Zahlenfolge wie 991-12345678-06.

Praxis-Tipp: Frage beim öffentlichen Auftraggeber immer nach der Leitwegsnummer, bevor du die Rechnung ausstellst. Sie steht oft bereits im Auftrag oder Vertrag.

Wann brauchst du XRechnung?

Für Rechnungen zwischen privaten Unternehmen ist XRechnung nicht vorgeschrieben. ZUGFeRD ist dort verbreiteter und praktischer.

Wohin wird eine XRechnung gesendet?

Bundesbehörden empfangen XRechnungen über das zentrale Portal E-Rechnungsportal des Bundes (eingangsrechnung.bund.de) oder per PEPPOL — einem europäischen Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Per E-Mail werden XRechnungen für Bundesbehörden in der Regel nicht akzeptiert.

XRechnung lesen und prüfen

Da XRechnung eine reine XML-Datei ist, kannst du sie nicht mit einem normalen PDF-Viewer öffnen. Optionen:

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung auch an private Unternehmen schicken?
Ja, das ist erlaubt. In der Praxis bevorzugen Unternehmen jedoch ZUGFeRD, da die PDF-Ansicht fehlt. Wenn dein Kunde XRechnung explizit verlangt, ist es aber kein Problem.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und dem ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG?
Das ZUGFeRD-Profil "XRECHNUNG" ist eine ZUGFeRD-Datei (also PDF + XML), die inhaltlich dem XRechnung-Standard entspricht. Eine echte XRechnung hingegen ist nur XML, ohne PDF. Beide sind für Behörden geeignet — aber nicht jede Behörde akzeptiert das XRECHNUNG-Profil von ZUGFeRD.

Brauche ich für XRechnung spezielle Software?
Für das Erstellen ja — deine Buchhaltungssoftware muss XRechnung unterstützen. Kostenlose Online-Tools gibt es auch, zum Beispiel unter xrechnung-erstellen.com. Für das Empfangen und Anzeigen reicht ein Viewer.

Weiterführend: Formate im Vergleich: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X · ZUGFeRD-Profile erklärt