E-Rechnung und DATEV: Workflow für Steuerberater und Mandanten
Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026
Was DATEV heute unterstützt
DATEV hat die wichtigsten Produkte für den E-Rechnungsworkflow vorbereitet:
| Produkt | E-Rechnung Funktion |
|---|---|
| DATEV Unternehmen Online | Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen hochladen, XML wird automatisch ausgelesen |
| DATEV Rechnungswesen | Import von ZUGFeRD und XRechnung, automatische Belegerfassung |
| DATEV Mittelstand Faktura | ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen erstellen und versenden |
| DATEV E-Rechnungsplattform | Separates Portal für E-Rechnungen, auch ohne vollständige DATEV-Lizenz nutzbar |
Der typische Workflow: Mandant → Steuerberater
Für kleine Unternehmen und Freelancer, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, sieht der Idealablauf so aus:
- Lieferant sendet ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail als PDF-Anhang
- Mandant lädt die PDF in DATEV Unternehmen Online hoch (oder leitet die E-Mail direkt weiter — je nach Konfiguration)
- DATEV liest das eingebettete XML automatisch aus — Betrag, IBAN, Datum, Lieferant werden erkannt ohne manuelle Eingabe
- Steuerberater erhält vorerfassten Beleg und prüft / bucht diesen in DATEV Rechnungswesen
- Archivierung erfolgt revisionssicher in DATEV — die Originaldatei bleibt erhalten
Was der Mandant selbst tun muss
Für Mandanten, die DATEV Unternehmen Online nutzen, reicht in der Regel:
- Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen nicht umbenennen oder konvertieren — immer das Original hochladen
- Keine separate Archivlösung nötig, wenn DATEV die Archivierung übernimmt
- Ausgangsseitig: Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD-Export umstellen (nicht zwingend DATEV, es gibt andere Programme)
Was Steuerberater beachten sollten
- Mandanten informieren: Viele Mandanten wissen nicht, dass eine ZUGFeRD-Rechnung wie eine normale PDF aussieht. Erklärung hilft Fehler vermeiden (z. B. irrtümliches Konvertieren).
- Empfangskanal klären: Welche E-Mail-Adresse soll Mandanten-seitig für E-Rechnungen genutzt werden? Weiterleitung an DATEV Unternehmen Online einrichten.
- Ausgangsrechnungen prüfen: Wenn der Mandant ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen über DATEV oder ein anderes Programm erstellt, einmal eine Testrechnung mit dem FeRD-Validator prüfen.
- Übergangsfrist kommunizieren: Bis Ende 2026 (kleine Unternehmen bis 2027) darf noch PDF geschickt werden — aber viele Großkunden verlangen ZUGFeRD schon jetzt.
Was ist mit Programmen außerhalb von DATEV?
DATEV ist nicht das einzige System im Markt — aber das in Deutschland von Steuerberatern am meisten eingesetzte. Mandanten, die andere Buchhaltungsprogramme nutzen (Lexware, sevdesk, Lexoffice etc.), können ebenfalls ZUGFeRD nutzen; der Übergabepunkt zum Steuerberater variiert je nach Programm.
Wichtig ist, dass das Originalformat (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) an den Steuerberater übergeben wird — nicht eine "gespeicherte" oder konvertierte Version.
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV, um E-Rechnungen nutzen zu können?
Nein. DATEV ist eine verbreitete Plattform in Deutschland, aber keine Voraussetzung.
ZUGFeRD funktioniert mit jedem Programm, das es unterstützt — und empfangen
kann man es bereits mit jedem E-Mail-Postfach.
Werden DATEV-Produkte automatisch aktualisiert, um neue ZUGFeRD-Versionen zu unterstützen?
DATEV aktualisiert seine Produkte regelmäßig. Aktuelle Informationen zu
unterstützten Versionen findest du in der DATEV-Wissensdatenbank und im
Steuerberater-Portal (DATEV.de → Aktuelles → E-Rechnung).
Was kostet der E-Rechnungs-Workflow über DATEV?
Die Kosten hängen von den gebuchten DATEV-Produkten ab. DATEV Unternehmen Online
hat eine eigene Preisstruktur (Lizenz + Volumenkomponenten). Dein Steuerberater
kann die genauen Konditionen nennen.
Weiterführend: E-Rechnung GoBD-konform archivieren · ZUGFeRD-Rechnung validieren