Abschlagsrechnung als E-Rechnung: Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026

Begriffe: Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer bei Anzahlungen schon mit der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Deshalb muss auch die Anzahlungsrechnung alle Pflichtangaben enthalten, inklusive Steuersatz und Steuerbetrag.

Ab wann müssen Abschlagsrechnungen E-Rechnungen sein?

Ab dem Zeitpunkt, ab dem du selbst E-Rechnungen ausstellen musst: grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € ab dem 1. Januar 2028 (siehe Übergangsfristen). Nach dem dritten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 gilt laut den vorliegenden Auswertungen außerdem:

• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die du vor Beginn deiner Pflicht als sonstige Rechnung (z. B. PDF) gestellt hast, musst du nicht nachträglich als E-Rechnung neu ausstellen — auch wenn Leistung oder Zahlung erst später erfolgen.
• Für die Schlussrechnung gelten die allgemeinen Regeln: Wird die Leistung in deiner Pflichtphase ausgeführt, ist die Schlussrechnung eine E-Rechnung — auch wenn die Abschläge davor noch PDF waren.

Beispiel: Zwei Abschläge und eine Schlussrechnung

So sieht die Schlussrechnung in der E-Rechnung aus

In der Schlussrechnung stehen die gesamte Leistung und die gesamte Umsatzsteuer. Die bereits gezahlten Abschläge werden erst beim Zahlbetrag abgezogen:

• BT-109 / BT-110 / BT-112: Netto, Umsatzsteuer und Brutto der Gesamtleistung.
• BT-113 (Paid amount): Summe der bereits gezahlten Beträge (brutto).
• BT-115 (Amount due): der Restbetrag, der noch zu zahlen ist.
• BT-22 (Bemerkung): die einzelnen Abschläge mit Datum, Nettobetrag und Steuer. So erfüllt die Rechnung die Vorgabe aus § 14 Abs. 5 UStG, die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen.

Nach den Auswertungen des dritten BMF-Schreibens wird dieses Vorgehen — Summe in BT-113, Aufschlüsselung als Text in BT-22 — bis zum 30. Juni 2030 nicht beanstandet. Was danach gilt und welche weiteren Wege zulässig sind, regelt das Schreiben im Detail. Prüfe es im Originalschreiben oder mit deiner Steuerberatung.

Welche Rechnungsart (BT-3)?

Welche Codes dein Kunde verarbeiten kann, klärst du am besten vorab. Im Zweifel ist 380 mit klarer Bezeichnung („Abschlagsrechnung Nr. 1 zum Auftrag …“) die sicherste Wahl.

Häufige Fehler

• Nur den Restbetrag abrechnen: Die Schlussrechnung weist dann zu wenig Umsatzsteuer aus. Richtig: Gesamtleistung abrechnen und Zahlungen abziehen.
• Abschläge netto abziehen: BT-113 enthält Bruttobeträge, die Steuer der Abschläge gehört in die Aufschlüsselung.
• Abschläge doppelt versteuern: Wenn die Schlussrechnung die volle Steuer ausweist, die Abschläge aber nicht absetzt, schuldest du die Steuer unter Umständen doppelt (§ 14c UStG).
• Fehlender Bezug: Abschlags- und Schlussrechnung sollten auf denselben Auftrag verweisen, z. B. über die Bestell- oder Vertragsnummer (BT-13, BT-12) oder die Projektreferenz (BT-11).

Häufige Fragen

Kann ich Abschlagsrechnungen mit dem Tool „PDF zu ZUGFeRD“ erstellen?
Einzelne Abschlagsrechnungen ja — als normale Rechnung über den Abschlagsbetrag. Schlussrechnungen mit Abzug von Zahlungen (BT-113) unterstützt das Tool derzeit nicht; dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm, siehe Software-Vergleich.

Was gilt, wenn der Auftrag vor 2027 begann?
Für die Schlussrechnung kommt es darauf an, wann die Leistung ausgeführt wird und ob für dich dann schon die Pflicht gilt. Frühere Abschlagsrechnungen musst du nicht umstellen.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Abschlagsrechnungen stellen?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit. Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Weiterführend: E-Rechnung für Handwerker · Stornieren und korrigieren · Pflichtangaben